Agent d'accueil

Description du poste

La Villa Nova recrute un(e) Agent d'Accueil chargé(e) d'assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs, la gestion du standard téléphonique et du courrier, ainsi que le bon fonctionnement des espaces d'accueil du siège. Il/elle contribue à véhiculer une image professionnelle et qualitative du Groupe. ## Missions principales - Accueillir les visiteurs, partenaires et prestataires, vérifier le motif de leur visite et les orienter vers les interlocuteurs concernés. - Gérer les appels téléphoniques, filtrer les communications, transmettre les messages et assurer leur suivi. - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons. - Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion et accueillir les participants. - Suivre les fournitures d'accueil et contribuer à la saisie, au classement et à l'archivage des documents. - Veiller à la propreté, à l'ordre et à la bonne présentation des espaces de réception et de réunion. - Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité, signaler les incidents et les dysfonctionnements. - Coordonner avec l'Office Manager le suivi des interventions des prestataires. ## Profil recherché - Être titulaire d'un BAC+2 en secrétariat, assistanat de direction, communication, accueil, relations clientèle, hôtellerie ou domaine équivalent. - Justifier de 2 à 3 ans d'expérience minimum à un poste similaire. - Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique, la gestion d'un standard et le registre des visiteurs. - Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook. - Avoir une excellente maîtrise du français ; un bon niveau d'anglais professionnel est un atout. - Faire preuve de courtoisie, de discrétion, de rigueur, de ponctualité et d'un excellent sens relationnel. - Avoir une présentation soignée, une bonne capacité d'organisation et savoir gérer les situations délicates avec calme et réactivité. Pour postuler, cliquer sur le bouton « Postuler ».

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs, partenaires et prestataires, vérifier le motif de leur visite et les orienter vers les interlocuteurs concernés.
• Gérer les appels téléphoniques, filtrer les communications, transmettre les messages et assurer leur suivi.
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
• Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion et accueillir les participants.
• Suivre les fournitures d’accueil et contribuer à la saisie, au classement et à l’archivage des documents.
• Veiller à la propreté, à l’ordre et à la bonne présentation des espaces de réception et de réunion.
• Appliquer les règles de sécurité et de confidentialité, signaler les incidents et les dysfonctionnements.
• Coordonner avec l’Office Manager le suivi des interventions des prestataires.

Exigences

• Être titulaire d’un BAC+2 en secrétariat, assistanat de direction, communication, accueil, relations clientèle, hôtellerie ou domaine équivalent.
• Justifier de 2 à 3 ans d’expérience minimum à un poste similaire.
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique, la gestion d’un standard et le registre des visiteurs.
• Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
• Avoir une excellente maîtrise du français ; un bon niveau d’anglais professionnel est un atout.
• Faire preuve de courtoisie, de discrétion, de rigueur, de ponctualité et d’un excellent sens relationnel.
• Avoir une présentation soignée, une bonne capacité d’organisation et savoir gérer les situations délicates avec calme et réactivité.
• Pour postuler, cliquer sur le bouton « Postuler ».